Gratis zonder account klaar om te printen

Draaiboek maken voor je activiteit of evenement

Kies wat je organiseert, vul de datum en de tijden in, en je hebt meteen een draaiboek: wat je wanneer regelt, het tijdschema van de dag, wie wat doet en wat je nodig hebt. Pas aan wat je wilt en print het, of bewaar het als PDF.

Draaiboek

Buurtfeest of dorpsfeest

Kies een datum, 14:00 tot 18:00

Aftelplanning

12 weken vooraf

Vraag bij de gemeente of er geld is via het buurtbudget of een regeling voor bewonersinitiatieven Lees meer over subsidie voor een buurtfeest
Bij de gemeente nagaan of een melding genoeg is of dat je een evenementenvergunning nodig hebt. Een vergunning vraag je ruim op tijd aan, vaak 8 tot 12 weken vooraf. Lees meer over melding of vergunning

8 weken vooraf

Datum vastleggen en de zaal reserveren
Tijdelijke bouwsels zoals een podium, tent of springkussen horen meestal bij de vergunningaanvraag. Vraag bij een tent het tentcertificaat op.
Bij versterkte muziek buiten heb je vaak een geluidsontheffing nodig, met afspraken over het geluidsniveau en de eindtijd.
Schenk je alcohol op een tijdelijke plek, zoals buiten of in een tent, dan heb je een ontheffing artikel 35 van de Alcoholwet nodig. Lees meer over alcohol schenken

6 weken vooraf

Vrijwilligers vragen en de taken verdelen
Buren laten weten dat het feest eraan komt, zeker als de straat dicht gaat
Nagaan of jullie aansprakelijkheidsverzekering dit evenement dekt, en zo nodig een evenementenverzekering afsluiten.
Muziekrechten regelen. Voor een evenement meld je je vooraf aan bij Buma/Stemra, en bij gedraaide muziek komt Sena erbij. Hebben jullie een doorlopende licentie voor het gebouw, kijk dan of die dit dekt. Lees meer over Buma/Stemra en Sena

4 weken vooraf

Promotie: agenda op de website, nieuwsbrief, social media en flyers
EHBO of BHV regelen voor op de dag.

2 weken vooraf

Zet barvrijwilligers met de Instructie Verantwoord Alcoholschenken (IVA) achter de bar. Alcohol pas vanaf 18 jaar. Lees meer over paracommercie

De week ervoor

Materiaal nalopen en de laatste inkopen doen
Vrijwilligers briefen en het rooster met dit draaiboek rondsturen
Weersverwachting bekijken en een plan voor slecht weer klaarhebben.
Eten: let op hygiëne in de keuken en vermeld de allergenen.

Na afloop

Vrijwilligers bedanken en kort evalueren: wat ging goed, wat kan beter

Tijdschema van de dag

Tijd	Wat	Wie
11:00	Opbouwen: tent, tafels, geluid en de bar
13:30	Korte briefing met alle vrijwilligers
13:45	Laatste ronde: looproutes vrij, EHBO-post bemand, afvalbakken staan
14:00 tot 14:25	Opening en welkom
14:25 tot 15:45	Spelletjes voor kinderen, muziek en de bar open
15:45 tot 16:40	Eten: barbecue of buffet
16:40 tot 17:35	Muziek, optreden of een quiz
17:35 tot 18:00	Afsluiting en een bedankje voor de vrijwilligers
18:00 tot 19:30	Afbouwen en opruimen, afval weg
19:30 tot 20:00	Kas tellen, sleutels en geleende spullen terug

Taken

Coördinator op de dag
Opbouw en afbouw
Bar
Kassa of munten
Eten
Kinderspelen
Muziek en geluid
EHBO
Opruimen

Materiaal

Tafels en stoelen
Partytent of tent
Stroom en verlengsnoeren
Geluidsinstallatie en microfoon
Bar: koeling, glazen en ijs
Barbecue en gas, of het buffet
Afvalbakken en vuilniszakken
EHBO-doos
Munten of een pinautomaat
Bewegwijzering en een plattegrond

Contactlijst

Naam	Rol	Telefoon

Notities

De regels in dit draaiboek zijn algemene informatie. De gemeente beslist over vergunningen; vraag het bij twijfel na.

Wat staat er in een draaiboek?

Een draaiboek zet alles wat er moet gebeuren op één plek, zodat iedereen weet wat er van ze verwacht wordt. Dit staat erin:

Aftelplanning. Wat je wanneer regelt: de zaal, een melding of vergunning, muziekrechten, vrijwilligers en promotie.
Tijdschema van de dag. Van opbouw tot opruimen, per tijdvak, met een naam erbij.
Taken. Wie staat achter de bar, wie doet de kassa, wie is de EHBO'er.
Materiaal. Wat er mee moet of klaar moet staan.
Contactlijst. Wie je belt als er iets is.

Draaiboek voor een evenement

Bij een buurtfeest of dorpsfeest buiten komt er meer bij kijken: een melding of vergunning bij de gemeente, muziekrechten, soms een ontheffing voor alcohol, en een plan voor slecht weer. Vink je in de generator "Buiten of in een tent" aan, dan komen die punten vanzelf in de aftelplanning. Alles over vergunningen, Buma/Stemra en een veiligheidsplan lees je in een evenement organiseren bij je dorpshuis of buurthuis.

Draaiboek voor een activiteit: een voorbeeld

Een bingo-avond van 19.30 tot 22.00 uur ziet er in de generator zo uit:

Tijd	Wat
18.00	Zaal inrichten: tafels, het scherm en de microfoon
18.45	Bingokaarten, pennen en prijzen klaarleggen
19.10	Korte briefing met de vrijwilligers
19.15	Zaal open, koffie en kaarten verkopen
19.30	Welkom en uitleg van de spelregels
19.40	Ronde 1
20.10	Ronde 2
20.35	Pauze
20.55	Ronde 3
21.25	Laatste ronde met de hoofdprijs
21.50	Afsluiting
22.00	Opruimen en de zaal terugzetten
22.45	Kas tellen

Daarbij komen de taken, zoals een bingoleider en iemand die de kaarten verkoopt, en de regels voor een bingo met prijzen. De kaarten maak je gratis met onze bingokaarten generator of muziekbingo.

Draaiboek in Word of Excel?

Een versie voor Word of Excel hebben we nog niet. Met de knop in de generator print je het draaiboek of bewaar je het als PDF. Die opent op elke computer en telefoon, en je stuurt hem zo door naar je vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe maak je een draaiboek?

Begin bij de datum en reken terug: wat moet er weken vooraf geregeld zijn, en wat op de dag zelf? Zet daarna het tijdschema van de dag op papier, van opbouw tot opruimen, en schrijf bij elk onderdeel wie het doet. Met de generator op deze pagina heb je die opzet in een paar minuten.

Wat is het verschil tussen een draaiboek en een planning?

Een planning laat zien wat er in de weken ervoor klaar moet zijn. Een draaiboek beschrijft ook de dag zelf, met tijden en wie wat doet. In deze generator zitten ze allebei.

Hoe ver vooruit begin je met een draaiboek?

Voor een kleine activiteit in je eigen gebouw is een paar weken genoeg. Voor een feest buiten met muziek en alcohol begin je eerder, want een evenementenvergunning vraag je vaak 8 tot 12 weken vooraf aan.

Is de draaiboek generator gratis?

Ja, en je hebt geen account nodig. Je draaiboek blijft in je eigen browser; we slaan niets op.

Kan ik het draaiboek delen met vrijwilligers?

Print het of bewaar het als PDF en stuur het rond. Werk je met Dorpshuis.online, dan zet je de activiteit ook in de agenda op je website en plan je de vrijwilligers in het rooster.

Zet je activiteit meteen in de agenda

Met Dorpshuis.online staat de activiteit op je eigen website, melden mensen zich online aan en plan je de vrijwilligers in het rooster.

Bekijk activiteitenbeheer Meer ideeën voor activiteiten