Zo schrijf je een winnende subsidieaanvraag voor je dorpshuis

Je weet welke fondsen er zijn (zie ons overzicht van subsidies en fondsen), maar dan komt de vraag die telt: hoe krijg je er daadwerkelijk een? Een aanvraag is geen formulier dat je even invult. Het is een overtuigend verhaal met cijfers eronder. Goed nieuws: dat is te leren, ook zonder ervaring. Deze gids loopt de hele aanvraag met je langs, van voorbereiding tot verantwoording, met onderaan een afvinkbare checklist.

Begin bij het fonds, niet bij je project

De meestgemaakte beginnersfout is bij het verkeerde fonds aankloppen. Elk fonds heeft eigen doelen, doelgroepen, maximumbedragen en aanvraagperiodes. Een technisch perfecte aanvraag die niet past bij waar het fonds voor is, wordt alsnog afgewezen.

Lees dus eerst de voorwaarden. Past jullie project bij de bedoeling van het fonds? Kom je in aanmerking, en zit je binnen de aanvraagperiode? Veel fondsen vergaderen maar een paar keer per jaar over aanvragen, dus reken terug vanaf de eerstvolgende beoordelingsdatum en begin ruim op tijd.

Zorg dat je papieren op orde zijn

Voordat je één woord schrijft, verzamel je de bijlagen die vrijwel elk fonds vraagt. Zonder deze stukken is je aanvraag onvolledig, en een onvolledige aanvraag wordt vaak zonder inhoudelijke beoordeling terzijde gelegd:

• Een recent uittreksel uit het Handelsregister van de KVK.
• De statuten van je stichting of vereniging.
• Een projectplan.
• Een begroting en een dekkingsplan.
• Vaak ook: de laatste jaarrekening of een recent bankafschrift.

Het projectplan: je verhaal met cijfers

Het projectplan moet het fonds twee dingen laten zien: dat er een echt probleem of een echte kans is, en dat júllie in staat zijn het uit te voeren. Beantwoord in elk geval deze vragen:

• Waarom dit project, en waarom nu? Begin met de concrete situatie in jouw dorp of buurt, niet met algemene cijfers.
• Voor wie is het? Welke doelgroepen bereik je, en met hoeveel mensen?
• Wat ga je precies doen? Een helder, uitvoerbaar plan.
• Wat levert het op? De maatschappelijke waarde, zo concreet mogelijk.
• Wat gebeurt er na afloop? Hoe houden jullie het in stand als de subsidie op is?

Schrijf in vertelvorm. Eén voorbeeld van een bewoner die dankzij jullie dorpshuis weer onder de mensen komt, overtuigt vaak meer dan tien statistieken. En wees specifiek: "€8.450 voor een nieuwe warmtepomp" doet meer dan "ongeveer tienduizend euro voor verduurzaming".

Onderbouw je impact met cijfers

Fondsen willen zien dat hun geld verschil maakt. "Ons dorpshuis is belangrijk voor het dorp" is een mening. "Vorig jaar kwamen er ruim 4.000 bezoekers naar 85 activiteiten, van de kinderclub tot de kaartmiddag voor ouderen" is een onderbouwing. Verzamel daarom je harde cijfers: bezoekersaantallen, aantal activiteiten, aantal vrijwilligers, en het bereik van je nieuwsbrief of website.

Houd je die gegevens bij in een systeem zoals dorpshuis.online, dan haal je ze zo uit je agenda en je administratie. Heb je dat nog niet, begin er dan nu mee: ook een eenvoudige telling per activiteit helpt je bij de volgende aanvraag.

De begroting en het dekkingsplan

Dit onderdeel maakt of breekt vaak een aanvraag, en het is precies waar veel besturen op afhaken. Toch is het niet ingewikkeld.

De begroting is een overzicht van de kosten, per onderdeel gespecificeerd. Reken realistisch, niet te krap. Voor grotere posten vragen fondsen vaak dat je meerdere offertes meestuurt.

Het dekkingsplan laat zien hoe je de totale kosten gaat betalen. Per financieringsbron geef je aan hoeveel je aanvraagt, wat al is toegezegd en welke eigen middelen je zelf inbrengt. Zo ziet het fonds in één oogopslag dat de begroting rond komt.

Bijna elk fonds vraagt om cofinanciering: een eigen bijdrage, of dat je het project vanuit meerdere bronnen betaalt. Dat je zelf ook investeert of bij meer fondsen aanklopt, is juist een sterk signaal dat je serieus bent. Wees daarbij transparant over waar je nog meer hebt aangevraagd; fondsen hebben onderling contact en waarderen eerlijkheid. Combineren mag meestal, zolang je niet voor exact dezelfde kosten dubbel subsidie ontvangt. Welke potjes je kunt stapelen, staat in ons overzicht van subsidies en fondsen.

Indienen: op tijd en compleet

Twee dingen bepalen of je aanvraag überhaupt in behandeling wordt genomen: de timing en de volledigheid.

• Op tijd: dien ruim voor de deadline of de vergaderdatum in. Wie pas in de laatste week begint, vist vaak achter het net.
• Compleet: loop de checklist van het fonds na. Ontbreekt er een bijlage, dan kan je aanvraag om die reden alleen al worden afgewezen.

Bewaar altijd een kopie van alles wat je instuurt. Dat scheelt werk bij de verantwoording en bij een eventuele volgende aanvraag.

Na de toekenning: de verantwoording

Krijg je de subsidie, dan ben je er nog niet helemaal. Bij vrijwel elke toekenning hoort een verantwoording: laten zien dat je het geld hebt besteed zoals afgesproken, met bonnetjes en facturen en soms een kort verslag. Houd dat vanaf de eerste uitgave bij, dan hoef je later niets terug te zoeken. Een nette verantwoording maakt bovendien de volgende aanvraag bij hetzelfde fonds een stuk makkelijker.

Veelgemaakte fouten

• Te laat beginnen en de aanvraagperiode of vergaderdatum missen.
• Bijlagen vergeten, waardoor de aanvraag onvolledig is.
• Aankloppen bij een fonds dat niet bij je project past.
• Vaag blijven over het geld en over de impact.
• Geen cofinanciering of dekkingsplan laten zien.
• Beloven wat je niet kunt waarmaken. Wees eerlijk over wat het project oplevert.

Aan de slag

Een sterke aanvraag kost tijd, maar het is een kunstje dat je onder de knie krijgt. Bereid je goed voor, schrijf concreet, onderbouw met cijfers en laat een sluitend dekkingsplan zien. Gebruik de checklist hieronder om niets over te slaan, en bekijk in het subsidie-overzicht welke fondsen bij jullie project passen.

Bronnen: Fondswervingonline.nl over de opbouw van een subsidieaanvraag (projectplan, begroting, dekkingsplan en cofinanciering); Zorgsubsidiekalender over de begroting bij een fondsaanvraag.